Em nosso mundo focado em dispositivos móveis, sincronizar e compartilhar nossos arquivos pode parecer uma segunda natureza: clique em salvar em seu computador local, faça upload para a nuvem e, em seguida, faça download para continuar trabalhando em um laptop ou telefone celular. Aplicativos como Dropbox e Google Drive transformaram a produtividade do dia a dia – e com o trabalho remoto uma parte normal da vida, esperamos acesso total a todos os nossos arquivos, a qualquer hora e em qualquer dispositivo. Compartilhamento de dados é vital.
Mas os problemas surgem inevitavelmente – e os aplicativos nem sempre funcionam como planejado. Alguns funcionários usam uma ferramenta com um conjunto de controles colaborativos. Outros funcionários usam outra ferramenta com requisitos de segurança elevados e funções de edição diferentes. Em dias bons, esse arranjo é simplesmente confuso; em dias ruins, pode representar riscos de segurança significativos para sua empresa e seus funcionários.
Essa situação era extremamente comum – mesmo antes da pandemia de COVID-19, que acelerou o pivô em direção ao trabalho remoto. De acordo com o relatório de adoção e risco da nuvem em 2020 da McAfee, mais de 80% dos funcionários disseram que contavam com acesso regular a serviços de sincronização e compartilhamento de arquivos baseados na nuvem. Mas eles tiveram que navegar em uma média de três plataformas diferentes, enquanto 10% dos documentos de negócios baseados em nuvem foram acidentalmente compartilhados fora de uma empresa. Destes, outros 10% continham dados comerciais sensíveis ou confidenciais, colocando em risco a integridade de redes e empresas inteiras.
Considere esta situação: um escritório de advocacia permite que os funcionários sincronizem e compartilhem arquivos para que possam trabalhar neles em casa. Como os arquivos jurídicos são normalmente confidenciais, uma solução gratuita de compartilhamento de arquivos para o consumidor simplesmente não fornecerá os recursos de segurança necessários para manter os documentos protegidos. Mas, sem o conhecimento ou orçamento adequados para implementar uma solução segura, todos avançam – ou não desfrutando do acesso complicado geralmente exigido de sistemas de compartilhamento de arquivos mais seguros ou usando sub-repticiamente um aplicativo gratuito que todos sabem que não é seguro.
Todo proprietário de empresa sabe como é difícil cruzar a linha entre a eficiência do dia-a-dia dos funcionários e a segurança cibernética geral da empresa. É por isso que a sincronização de arquivos e a proteção de compartilhamento são tão importantes. Quando os arquivos são enviados entre computadores, laptops e smartphones, eles precisam ser criptografados de ponta a ponta. Quando vários colaboradores colaboram no mesmo arquivo, os históricos de versão precisam ser mantidos. E quando novos funcionários ingressam ou antigos funcionários deixam a empresa, seus controles de acesso e configurações de propriedade do dispositivo precisam ser ajustados de acordo.
Dependendo do seu setor, suas necessidades de curto prazo e seu planejamento de longo prazo, essa resposta pode ser muito diferente. Trabalhando com um provedor de TI confiável, você pode identificar as prioridades certas e aumentar a sincronização e compartilhar a sinergia enquanto fortalece a segurança cibernética.
A maioria das ferramentas de colaboração de arquivos para o consumidor exige que os usuários baixem um arquivo, editem-no em um computador ou telefone e, em seguida, carreguem novamente a versão atualizada. Soluções de nível empresarial mais robustas, no entanto, incluirão opções de edição ao vivo e salvamento sincronizado dentro do próprio aplicativo. Uma vez que essa opção seja adotada e aceita, ela pode se tornar um padrão ouro para os funcionários, eliminando a preocupação com arquivos duplicados ou desatualizados.
Isso pode se aplicar a várias camadas de proteção – tudo, desde credenciais exclusivas para arquivos individuais altamente confidenciais a senhas mestras fortes para sincronizar arquivos e compartilhar aplicativos. Melhor ainda? Lance uma solução que inclua autenticação multifator (MFA), um método de confirmar se o usuário é quem ele diz ser, exigindo algo que o usuário saiba (uma senha padrão) e algo que o usuário tenha (uma notificação push ou código exclusivo entregue por texto ou e-mail). Considere também o uso de logon único (SSO), uma solução que permite aos usuários acessar vários aplicativos por meio de um login. O SSO é mais conveniente para seus funcionários – e melhora a segurança, reduzindo o número de ataques e pontos de entrada na rede. O uso de MFA e / ou SSO é obrigatório para empresas em setores sensíveis com regulamentações de conformidade intensificadas.
Algumas empresas limitam o escopo dos arquivos disponíveis para sincronização, protegendo todo o diretório de rede ao mesmo tempo que distribuem acesso a pastas específicas. Outras empresas podem agendar recursos de sincronização de arquivos somente conforme a necessidade. Outros ainda podem optar por opções de limpeza remota que fornecem uma proteção no caso de arquivos serem perdidos e roubados. Cada empresa é diferente e as opções personalizadas podem oferecer a flexibilidade de que você precisa.
Acessibilidade e flexibilidade são marcas de qualquer bom serviço de colaboração de arquivos. Mas há mais proteção de dados do que apenas centenas de arquivos que entram e saem da nuvem todos os dias para usuários em todo o país (ou no mundo). A estratégia de TI mais inteligente combina recursos robustos de sincronização e compartilhamento com backup de dados confiável em vários locais físicos e na nuvem, dando a você a tranquilidade de saber que seus dados estão totalmente protegidos e acessíveis quando e onde seus funcionários precisam.
Se você está em um ambiente inseguro com recursos de sincronização e compartilhamento de arquivos sem os devidos cidados, correr para uma ferramenta não testada não resolverá seus problemas. É importante equilibrar os riscos potenciais com os benefícios tangíveis, comparando a segurança dos dados com a produtividade do dia a dia. Como os principais especialistas em segurança cibernética costumam dizer: “Pense antes de sincronizar”.
Quer seus funcionários ainda estejam trabalhando em casa ou na maior parte do tempo no escritório, a colaboração confiável de arquivos é essencial para todos os negócios. Na Imid Group, transcendemos a sincronização do consumidor e compartilhamos o mercado para oferecer segurança de documentos à prova de balas, colaboração de arquivos flexível e conformidade aprimorada para se adequar à sua empresa. Quer saber a melhor maneira de compartilhar documentos, oferecer suporte à sua equipe e otimizar os fluxos de trabalho diários? Entre em contato com a IMID GROUP hoje!
